가지급금과 선급금은 회사에서 미리 대금을 지급할때 사용하는 계정이지만 용도에 따라 약간의 차이가 있습니다. "가지급금"은 주로 임직원이 업무상 필요에 의한 가불로서 그 사용목적이 명확하지 않아 대강 계산하여 지급하는 경우 사용하는 계정이고, "선급금"은 사용목적을 정확히 알고있는 계약금 형태로 미리 지급하는 경우에 사용하는 계정입니다.
가지급이나 선급금 신청 시 전표처리는 ERP나 eAccounting시스템에서 처리합니다. 가지급이나 선급금 지급이 많은 기업들은 ERP보다는 사용자 접근이 용이한 eAccounting시스템에서 처리하는게 편리하겠지요.. 그럼 가지급금과 선급금을 구체적으로 설명 드리겠습니다.
"가지급금"이란?
현금 지급은 이루어졌으나 어디에 어떻게 쓰일지 몰라 회계처리상 계정 과목(용도)을 명시하지 않은 법인의 지출금을 말합니다. 가지급금은 대주주, 임원 등 특수관계자에게 용도 지정 없이 지불되는 업무와 무관한 부분과 직원 출장비와 같은 업무 관련 부분으로 크게 구분됩니다.
업무관련 가지급금은 업무 종료 후 곧바로 계정과목대로 처리돼 소멸되나 업무무관 가지급금은 오랫동안 남아있는게 보통이며 주로 기업자금을 유용하는 수단으로 이용됩니다. 업무무관 가지급금을 세법으로 규제하는 것도 이 때문입니다.
가(假)라는 단어자체가 "임시"라는 뜻이기 때문에 결국에는 출처를 명확히 밝혀서 없애야 하는 계정입니다. 최근에는 기업에서 법인카드 발급을 많이 하고 있어서 가지급이 없는 회사가 빠르게 증가하고 있습니다.
"선급금"이란?
상품, 원재료 등의 매매에 있어서 매매계약을 확실히 하기 위해서 미리 대금의 일부를 지급 하거나, 공사를 착수하거나 완성하기 전에 계약금ㆍ착수금 등으로 미리 공사대금을 지급하는 경우에 쓰이는 계정으로 기타유동자산으로 분류됩니다. 이처럼 가지급금을 정산할때는 주로 비용으로 상계처리를 하는 반면, 선급금은 자산으로 상계처리하는게 대부분입니다.
그러나 가지급금이나 선급금 등을 제때에 관련증빙과 함께 정리를 할 수 있다면 어느 계정을 사용해도 무방하다고 생각합니다. 관련증빙은 "가지급금"의 경우 "가지급금 지급 명세서"등을 작성하여 가지급금 신청한 직원에게 확인을 받거나 가지급 사유가 적힌 "품의서"등을 첨부하시면 되고 "선급금"의 경우에도 "품의서"나 계약서 등을 전표에 첨부하시면 됩니다.
가지급 및 선급금 분개처리 예시
가지급금과 선급금 신청 및 정산 분개 처리를 실제 예시를 통해 설명드리겠습니다.
1. 가지급 신청 : 직원이 출장시 가지급금을 200,000원 수령함
차변) 가지급금 200,000원 / 대변) 현 금 200,000원
2. 가지급 정산(반제) : 출장후 가지급한 200,000중에 교통비 100,000원, 숙박비 50,000원, 식대 50,000원을 지출함
차변) 여비교통비 100,000원, 숙박비 50,000원, 식대 50,000원 / 대변) 가지급금 200,000원
3. 선급금 신청 : 소프트웨어 개발비를 위한 계약금 10,000,000원(VAT 별도)을 지급함
차변) 선급금 10,000,000원 / 대변) 예금 10,000,000원
4. 선급금 정산(반제) : 소프트웨어 개발이 완료되어 잔금 20,000,000원(VAT 별도)을 지급하고 세금계산서 수령함
차변) 개발비(무형자산) 30,000,000원 / 대변) 선급금 10,000,000원, 예금 20,000,000원, 부가세대급금 3,000,000원
가지급이나 선급금 정산 시 “반제(返濟)”라는 용어를 사용할 때가 많은데, 말 그대로 반대의 회계처리를 말합니다. 그렇다고 가지급금반제라는 계정과목을 쓰는 것은 아니고 그대로 "가지급"계정을 차변에서 대변으로 변경하여 상계처리 합니다.
감사합니다.
세포아소프트 마케팅
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